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FECHA: 2024-02-06

 

A través de este documento, damos a conocer a todas aquellas personas que han compartido o lleguen a compartir datos personales con nuestra organización, la política para el manejo de sus datos personales, la información necesaria para conocer y ejercer sus derechos como Titular, así como las medidas que hemos adoptado como parte de nuestro compromiso con el debido tratamiento de sus datos personales.

Glosario 

A continuación, compartimos un glosario con los términos más importantes, que facilitarán un mayor entendimiento de esta Política:

  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
  • Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el Titular. Por ejemplo, los gustos o preferencias de las personas corresponden a un dato privado.
  • Dato semiprivado: Son los datos que no tienen naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación pueda interesar no solo al Titular sino a cierto sector o a la sociedad en general. Los datos financieros y crediticios de la actividad comercial o de servicios, son algunos ejemplos.
  • Dato público: El dato que no sea semiprivado, privado o sensible es considerado dato público, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. El tratamiento de Dato público no requiere de Autorización para su Tratamiento.
  • Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
  • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de los datos personales.
  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
  • Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  • Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

 

¿Quién es Salgado Meléndez & Asociados (SMA) y qué rol cumple frente a los datos personales que recolecta?

Somos una empresa con más de 50 años de experiencia que desarrolla servicios multidisciplinarios de Ingeniería de Consulta para diferentes sectores de la Infraestructura. A través de nuestros servicios, brindamos soluciones efectivas, velando por la satisfacción de nuestros clientes, priorizando la transparencia y calidad, el bienestar de nuestros colaboradores y la responsabilidad con el entorno.

Como parte del desarrollo del objeto social de la Compañía, es posible que realicemos la recolección y tratamiento de los datos personales de diferentes Titulares como empleados, proveedores, visitantes, entre otros, lo que convierte a Salgado Meléndez y Asociados en el Responsable del Tratamiento de dicha información. Dichos Datos Personales podrán ser objeto de un tratamiento manual y mayormente automatizado por parte de la Compañía.

En virtud de lo anterior y con base en su calidad de Responsable del Tratamiento, a continuación, ponemos a disposición de los Titulares la información de la Compañía:

 

¿Qué información recolecta Salgado Meléndez & Asociados de los Titulares?

Recolectamos información de los Titulares en razón al desarrollo de nuestro objeto social, el cumplimiento y desarrollo de relaciones contractuales, así como a la observancia de normas de carácter comercial, tributario, laboral, entre otros. Para estos efectos, contando con la Autorización del Titular en los casos en que sea necesario, esto es cuando no se trate de información pública, podemos recolectar diferentes datos personales, cuyo tratamiento estará relacionado con la realización de actividades legítimas, informadas y respecto de las cuáles se dejará toda la trazabilidad correspondiente:

  • Datos de identificación como nombre, número de identificación, fecha de nacimiento.
  • Datos de contacto como dirección, correo electrónico, teléfono, entre otros.
  • Datos sensibles como el género, origen étnico, condiciones socioeconómicas, y datos de salud en situaciones específicas en la que dichos datos son requeridos.
  • Fotografías y/o validación biométrica para el acceso a las instalaciones de la Compañía y a los proyectos en los que se estén ejecutando proyectos o haya alguna actividad de la empresa que deba ser desarrollada.
  • Datos de carácter financiero y contable como número y tipo de cuenta, entidad financiera y antigüedad respecto de la cual se encuentra vinculado el Titular.
  • Datos para establecer una relación laboral tales como, afiliaciones a la entidad prestadora de salud, fondo de pensiones; aquella necesaria para cumplir con las obligaciones de ley y hacerlo partícipe de beneficios y actividades de formación, así como, reportes ante Autoridades.
  • Datos de menores tales como nombre, edad y fecha de nacimiento, con el fin de hacerlos partícipes de los eventos de celebración institucionales y el cumplimiento de deberes legales.
  • Datos correspondientes a familiares que sirvan de punto de contacto para informar sobre sucesos o eventos que puedan ocurrir en el desarrollo de la relación laboral, y que impacten la salud o la integridad de la persona.
  • Otros datos asociados a la trazabilidad de la interacción con los Titulares como la Dirección IP.

Salgado, Meléndez y Asociados recolectará los Datos Sensibles que sean necesarios únicamente para el desarrollo de las actividades comprendidas en su objeto social y siempre con la Autorización del Titular. Dicha Autorización es facultativa, y siempre se explicará al Titular en el formato o medio de recolección las razones por las cuales esta información es requerida, es indispensable aclarar que hay eventos en que por ley o por disposición incluida en el contrato celebrado debe recolectarse este tipo de datos, en cuyo caso es indispensable que el Titular habiendo conocido de la existencia de la razón legal y/o contractual lo suministre.

 

¿Cuáles son las finalidades para las cuáles Salgado Meléndez & Asociados realiza el Tratamiento de los Datos Personales?

La información que recolectamos en desarrollo de nuestro objeto social puede ser tratada para diferentes propósitos de acuerdo con la categoría de Titulares (Conocido en el relacionamiento corporativo como Grupos de Interés). A continuación, compartimos las finalidades del Tratamiento por secciones según las personas respecto de las cuales se hace el procesamiento de los Datos y al final se agrupan aquellas comunes a todas las categorías de destinatarios.

1. Candidatos a empleados y contratistas por prestación de servicios: 

  • Adelantar las actividades necesarias para el proceso de selección de empleados y contratistas, incluido el análisis de competencias, realización de entrevistas, conocimiento de la historia profesional y laboral, realización de exámenes médicos de ingreso, consulta de antecedentes penales cuando sea requerido.

2. Empleados y contratistas por prestación de servicios 

  • Llevar a cabo la vinculación laboral o contractual con la empresa.
  • Desarrollar e incorporar a los empleados y contratistas en programas de capacitación y formación.
  • Cumplir con las obligaciones derivadas de la relación laboral o contractual, tales como pago de salario u honorarios, así como cumplir con las obligaciones legales de tipo tributario, laboral, de seguridad social y comercial.
  • Proveer a los Titulares de una identificación como colaborador de la Compañía, así como asegurar los métodos de autenticación para el ingreso a las instalaciones de la Compañía, obras y/o lugares en el que desempeñen sus actividades laborales o presten sus servicios.
  • Ofrecer programas de bienestar corporativo y planificar actividades empresariales, celebraciones u otras actividades para el Titular y sus beneficiarios (hijos, cónyuge, compañero permanente).
  • Hacer un registro fotográfico que puede estar acompañado de videos con el fin de dejar constancia de las actividades desarrolladas procurando siempre el respeto a las personas que puedan aparecer en las mismas y anticipando el que puedan hacer parte de la página web de la compañía, testimoniales y/o boletines de carácter institucional.
  • Garantizar la seguridad de las personas y bienes de la compañía. Dependiendo de las actividades a ser desarrolladas, se podrán utilizar tecnologías como GPS (Sistema de Posicionamiento Local) sobre los bienes de la Compañía.

3. Clientes y Proveedores 

  • Obtener referencias de comportamiento comercial o de idoneidad profesional.
  • Llevar a cabo las actividades precontractuales necesarias.
  • Celebrar el correspondiente contrato y desarrollar todas las actividades derivadas del mismo.
  • Consulta en listas públicas y restrictivas para la prevención del lavado de activos, financiación del terrorismo y otras actividades ilícitas como prevención del fraude, actos de corrupción, soborno y cualquier otra de naturaleza similar.

4. Titulares reportados como contacto de emergencia del Empleado o Contratista. 

  • Contactarlos en caso de emergencia o eventualidades que ocurran al Empleado o Contratista en la prestación del servicio y que pongan en riesgo su salud o integridad.

5. Accionistas y miembros de Junta Directiva de la Compañía: 

  • Realizar la convocatoria a reuniones de Asamblea General de Accionistas y de Junta Directiva.
  • Enviar las comunicaciones e información de la compañía con el fin de respetar sus derechos como accionista y/o miembro de Junta Directiva.
  • Facilitar el ejercicio de los derechos derivados de la condición de accionista y/o de miembro de Junta Directiva
  • Realizar las transacciones financieras a que haya lugar en virtud de su condición y derechos como accionista y/o miembro de Junta Directiva.

6. Finalidades comunes a todas las categorías de Titulares o Grupos de Interés: 

  • Verificar la identidad de las personas que acceden a nuestras instalaciones, así como garantizar la seguridad de las personas, bienes e instalaciones de la compañía y la seguridad de la información para lo cual contamos con cámaras de videovigilancia.
  • Consulta en listas públicas y restrictivas para la prevención del lavado de activos, financiación del terrorismo y otras actividades ilícitas como prevención del fraude, actos de corrupción, soborno y cualquier otra de naturaleza similar.
  • Enviar información institucional y/o comercial de la Compañía.
  • Otorgar respuesta a consultas, peticiones, quejas y/o reclamos presentados por los Titulares y/o recibidas de las autoridades.
  • Transferir y/o transmitir la información cuando ello sea necesario para el desarrollo de las operaciones propias de la compañía (por ejemplo, para nómina, tesorería, contabilidad, seguridad social, procesos de reclutamiento, entre otros).
  • Prevenir, identificar, investigar, y controlar amenazas o incidentes de seguridad informática o de la información y adelantar las medidas necesarias para atenderlos.
  • Cumplir con las obligaciones derivadas de la relación legal y/o contractual con la Compañía.
  • Cumplir con las disposiciones y obligaciones legales a cargo de la Compañía, así como dar cumplimiento a decisiones de carácter judicial y/o administrativo.

 

¿Cuáles son los derechos de los Titulares de los Datos Personales?

Como persona cuya información personal va a ser tratada por la Compañía, tiene derecho a:

  1. Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.
  2. Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no hayan sido autorizados.
  3. Conocer la política de la empresa de tratamiento de datos personales, y a través de ella el uso y la finalidad que se le dará a sus datos personales.
  4. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
  5. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.
  6. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
  7. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  8. Abstenerse de responder las preguntas sobre datos Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas, niños y adolescentes, que no sean de naturaleza pública.

 

¿Cuál es el área encargada y cuál es el procedimiento dispuesto por Salgado Meléndez & Asociados para atender las peticiones, consultas y reclamos de los Titulares?

La dependencia designada para dar trámite a las solicitudes de los Titulares en ejercicio de sus derechos es la División de Talento Humano. Las peticiones, consultas y/o reclamos deberán ser enviadas vía correo electrónico a la dirección protecciondedatos@smaingenieros.com.co

El procedimiento y requisitos necesarios para el ejercicio de los derechos de los Titulares es el siguiente:

1. Información necesaria

Para la radicación y atención de la solicitud el Titular, su causahabiente o su representante legal deberá suministrar la siguiente información:

  • Nombre completos y apellidos del Titular.
  • Fotocopia del documento de identificación del Titular o cualquier otro documento equivalente que acredite su identidad y Titularidad de los Datos Personales.
  • Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).
  • Medios para recibir respuesta a su solicitud.
  • En el caso de reclamos, el motivo(s) / hecho(s) que dan lugar al mismo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información).
  • Firma (si aplica) y número de identificación.
  • Prueba de la calidad de causahabiente o representante legal del Titular (si aplica).

2. Consultas:

En el caso de consultas, estas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, informaremos al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

3. Reclamos:

Cuando el Titular o sus causahabientes consideren que la información recolectada debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo. Si el reclamo resulta incompleto, requeriremos al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información pedida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Recibido el reclamo completo, el término máximo en el que atenderemos el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, informaremos al interesado los motivos de la demora y la fecha en que atenderemos su reclamo, la cual en ningún caso superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Una vez cumplidos los términos señalados por la normatividad vigente, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura para la Protección de Datos Personales.

 

¿Qué medidas de seguridad hemos previsto para el Tratamiento de los Datos Personales de los Titulares? 

Comprendiendo la importancia de contar con procedimientos de seguridad de la información, hemos dispuesto mecanismos para que los Datos Personales que recolectamos sean administrados y tratados con medidas adecuadas de seguridad que procuren la integridad, disponibilidad y confidencialidad de la información. Dichas medidas se encuentran debidamente documentadas y son revisadas y actualizadas periódicamente con el fin de prevenir y reforzar la cultura de seguridad de la información. Así mismo, hemos limitado el uso y acceso de la información a trabajadores específicos en la Compañía, de manera que se impida que los Datos sean usados para fines adicionales o diferentes a los autorizados por los Titulares.

 

¿Cuál es el periodo de conservación de los Datos Personales de los Titulares? 

Conservaremos los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades del tratamiento señaladas en esta Política. El tiempo estándar de conservación de la información personal contenida en todas las bases de datos será de diez (10) años, salvo existencia de normas que nos exijan mantenerla por un periodo diferente. Los datos personales recolectados de posibles candidatos a empleados y contratistas no vinculados como resultado del proceso de selección serán conservados por un periodo máximo de un (1) año; pasado este plazo, dichos Datos serán eliminados. Los datos conservados en las cámaras de videovigilancia se conservarán por el término razonable de acuerdo con las condiciones técnicas de los equipos, sin exceder el periodo de un (1) año, salvo que exista un requerimiento o necesidad especial que lo exija.

 

¿Cuál es la vigencia de esta Política de Tratamiento? 

La Política se encuentra publicada en medio físico en la cartelera de la Oficina de SMA en la Calle 79 # 7 – 32, Bogotá. Así mismo, se encuentra disponible en la página web de la Compañía: www.smaingenieros.com.co

Cualquier cambio o actualización en esta Política será puesto en conocimiento de los Titulares a través de dichos canales.

Esta política fue aprobada a través del comité gerencial de SMA.